في إطار حرص وزارة الصحة على مصلحة وسلامة المريض وتوفير أجواء آمنة لحفظ الأدوية والمستلزمات الطبية في مستودعات تتناسب كما و كيفا مع حجم التبرعات قررت الوزارة اعتماد دليل الإجراءات المخزنية للعام 2010 والذي بموجبه يتم الالتزام بتخزين الأصناف بالمستودع وفق ظروف التخزين الخاصة حسب عدة معايير منها درجة الحرارة فوق المسموح بها في التخزين، درجة حرارة الغرفة العادية، بالإضافة إلى درجة حرارة التخزين المنخفضة ودرجة حرارة الثلاثة ودرجة حرارة التجميد.
وأكد د. منير البرش مدير عام الصيدلة و ضمن هذا السياق بأن انخفاض درجة حرارة التخزين تحت الصفر وكذلك ارتفاعها فوق 25 مئوية يؤدى إلى تلف غالبية الأصناف المخزنة.
وعلى صعيد الشروط والمواصفات الفنية الواجب توافرها في مستودعات التبرعات أوضح د. البرش أنه يجب أن تتوفر في مستودعات التبرعات جميع المواصفات المتوفرة في المستودعات المركزية من حيث الحجم و المساحة و تكون مستودعات التبرعات أكبر منها وأن تحتوى على ساحة استلام و تسليم داخلية كبيرة و مغلقة بحيث تكون مناسبة لكمية التبرعات المتوقع استقبالها.
وأكد على جرد الأصناف المستلمة من واقع ما هو موجود داخل العبوات وعدم الاعتماد على ما هو مسجل عليها من الخارج فقط وهذا الإجراء يساعد على التأكد من مطابقتها للكميات المستلمة و من ثم تجميع الأصناف من نفس النوع في مستودع تبرعات واحد حتى لا يتكرر وجود نفس الأصناف في مستودعات أخرى.
علاوة على ذلك يجب أن يتم فحص جميع الأصناف من قبل لجنة فنية للتأكد من سلامتها و مطابقتها لمواصفات الصنف المستخدم في وزارة الصحة قبل صرفها للمستودعات المركزية أو جهات الطلب والاستهلاك والتي تقوم بدورها بصرف هذه الأصناف إلى جهات الطلب حسب الحاجة إليها.
أما عن آلية استلام التبرعات في مستودعات التبرعات حدد د. البرش مجموعة من الآليات التي يجب استلام التبرعات من خلالها وذلك حسب المواصفات المطلوبة في الوزارة بحيث يتم الاستلام على النماذج المخصصة لذلك بالمخازن المركزية، بينما إذا كانت التبرعات عشوائية فيتم الاستلام على النماذج المخصصة لاستلام الأصناف حسب الأصول بعد استكمال عملية الفرز و الترتيب.
و أضاف بأنه يتم عمل فرز مبدئي للأصناف الموجودة على نفس تقسيمة المستودعات المركزية المعتمدة بالوزارة من أدوية و مستهلكات و أغذية و معدات طبية جراحية و أجهزة طبية و مواد خام و تنظيف و مواد مختبرات و قرطاسية.
و أوضح البرش آلية استلام الأصناف حيث يتم استلامها بواسطة لجنة مكونة من مندوب دائرة المخازن ، مندوب عن الجهة الطالبة، مندوب عن دائرة المشتريات ، مندوب عن دائرة الرقابة الداخلية ، مندوب عن الجهة الفنية بحيث لا يتم استلام أي صنف إلا بحضور جميع أعضاء اللجنة و في حال تغيب أحد منهم يتم تأجيل الاستلام .
و نوه إلى أنه يجب أن يتم الاستلام في المكان المخصص لذلك من الوزارة سواء المستودع المركزي أو الفرعي أو موقع العمل وعند تسليم المورد للصنف يجب إبراز الإرسالية مرفقا بها الفاتورة الأصلية الصادرة عن الشركة و كذلك نسخة من أمر الشراء الصادر عن الدائرة المالية أو دائرة المشتريات بالوزارة أو وزارة المالية موضحا بها جميع المواصفات الخاصة بالصنف و الوارد في المستندات التي تثبت ذلك.
وأضاف د. البرش يقوم المورد بإحضار الصنف و معه الإرسالية و الفاتورة الأصلية الصادرة عن الشركة والتي يكون مكتوب عليها رقم ( أمر الشراء و صورة من أمر الشراء و التوريد الصادر عن دائرة المالية أو المشتريات بالوزارة أو من وزارة المالية ) الذي يحتوى على المواصفات الكاملة للصنف المراد استلامه بالإضافة إلى كل ما نص عليه أمر الشراء من أوراق و مواصفات.
واستعرض د. البرش أصناف التبرعات حيث يتم فيها فرز ما بداخل كل مجموعة إلى ثلاثة أقسام وهي أصناف معتمدة من الوزارة، أصناف غير معتمدة بالوزارة ويمكن الاستفادة منها و أصناف غير معتمدة بالوزارة ٍولا يمكن الاستفادة منها.
كذلك يتم جمع الكميات الواردة من كل صنف معا في قائمة مع كتابة البيانات الخاص بهذه الأصناف ، كما يتم حصر كل صنف من الأصناف المذكورة في قائمة واحدة مستقلة و إدخالها لمخازن التبرعات بالشكل النظامي المذكور في بداية الدورة .
علاوة على ذلك يتم رفع نسخة من هذه القوائم للمستودعات المركزية و كذلك جهات الاختصاص العليا لأخذ القرار للتصرف بهذه الأصناف ، و في حالة وجود أصناف تالفة أو توشك على التلف يتم فصلها ويعمل قائمة منفصلة بها وترفع إلى الجهات العليا لأخذ القرار بها.
أما بالنسبة لأصناف الأدوية المتبرع بها (غير المعتمد بالوزارة و يمكن الاستفادة منها والأصناف غير المستخدمة بالوزارة ولا يمكن الاستفادة منها)
ونوه د. البرش أنه سيتم أخذ القرار بالتصرف بها من خلال توصيات لجان فنية مختصة ترفع توصياتها للجنة الفنية الدوائية لتقييم هذه الأدوية و طرق التصرف بها.
