Normal
0
false
false
false
EN-US
X-NONE
AR-SA
/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:”جدول عادي”;
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-qformat:yes;
mso-style-parent:””;
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin-top:0cm;
mso-para-margin-right:0cm;
mso-para-margin-bottom:10.0pt;
mso-para-margin-left:0cm;
line-height:115%;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:11.0pt;
font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
mso-ascii-font-family:Calibri;
mso-ascii-theme-font:minor-latin;
mso-fareast-font-family:”Times New Roman”;
mso-fareast-theme-font:minor-fareast;
mso-hansi-font-family:Calibri;
mso-hansi-theme-font:minor-latin;}
أوصى المشاركون في الورشة بضرورة تعزيز اهتمام الوزارة لاستخدام نظم المعلومات الإدارية المحوسبة بجميع مكوناتها وعناصرها كونها متغير هام يساهم في التأثير على الأداء الوظيفي للعاملين، من حيث ضرورة مواكبة التطورات التكنولوجية في مجال نظم المعلومات المحوسبة، والحرص على استخدام الأجهزة الحديثة والبرمجيات المطورة لما لها من أثر في سلامة تطبيق نظم المعلومات الإدارية واستخدامها.
جاء ذلك خلال ورشة عمل نظمتها الادارة العامة للشئون الادارية و المالية و بالتعاون مع وحدة تكنولوجيا المعلومات و ذلك في قاعة تنمية القوى البشرية بمجمع الشفاء الطبى.
و حضرها كلا من أ.موسى السماك مدير عام الادارة العامة للشئون الادارية و المالية و م.علاء الشرفا مدير وحدة تكنولوجيا المعلومات و أ.محمود حماد مدير دائرة شئون الموظفين و لفيف و الاداريين في كافة مرافق الوزارة.
و دعت الى توفير شبكات حديثة تمتاز بسرعة الاتصال والعمل على حل مشكلة الانقطاعات في الشبكة،واستغلال الطاقات الهائلة لأنظمة المعلومات الإدارية المحوسبة
وتوظيفها في حوسبة جميع نشاطات الوزارة من حيثعمل برمجيات تغطي كافة النشاطات التي تقوم بها الوزارة .
كما و أوصت بتقوية العلاقة بين مستخدمي أنظمة المعلومات والعاملين في القسم المسؤول عن النظام حتى يفهم العاملون الاحتياجات الإدارية من المعلومات لكافة مستخدمي أنظمة المعلومات، وتشغيل الإداريين في قسم نظام المعلومات لفترات معينة لإكسابهم خبرات تقنية تزيد فهمهم لعمل الأجهزة والشبكات والنظام الكلي، حيث يساعدهم في معالجة وتفهم المشاكل التي قد تواجههم عند استخدام النظام في الأعمال الإدارية.
وأكدت على إتاحة المعلومات للمستخدمين من خلال النظام بما يتوافق مع احتياجاتهم الوظيفة وبشكل يكفلاستخدامها في مجال العمل فقط.
هذا و أعرب أ.السماك عن أمله في الوصول الى مستوى نظام شئون موظفين يحقق رضا الموظفين و الاستغناء عن النظام الورقى ،بالاضافة الى الانضباط الوظيفى في البصمة و حصر الاجازات و الحضور و الانصراف.
و أكد السماك على أن أكبر تحدى يواجه الوزارة في تطبيق نظام الحوسبة هو ثقافة الموظف و قناعاته و كذلك البنية التحتية التى تتعلق بمشروع الحوسبة،شاكرا كل من ساهم في انجاز هذا المشروع و العمل به.
من جانبه استعرض م.علاء الشرفا انجازات النظام خلال 2013 و مراحل تطور النظام من خلال تركيب النظام و تفعيله في 90 % من مرافق وزارة الصحة ،كما و جارى تركيب 30 ساعة للحضور و الانصراف.
و أعرب عن أمله في أن يتم التكامل مع باقى الانظمة المحوسبة في الوزارة و تطبيق نظام المراسلات الالكترونية .
بدوره استعرض أ.حمادالعناصر الأساسية لنظام شؤون الموظفين و منها المدخلات و العمليات و المخرجات والمعلومات المرتدة والعلاقات وبيئة النظام وحدود النظام
أثر النظام على أداء العاملين
قال حماد ” السرعةفي الإجراءات التوثيقية المطلوبة للمعلومات تكون أسرع بكثير وخاصة بالنسبة لاسترجاع المعلوماتبالاضافة الى الدقةفي العمل بحيث يكون الحاسوب بنفس الفاعلية والدقة وبغض النظر عن وقت ومدة العمل وظروفه.
و أضاف:” أدى االنظام المحوسب الى توفير الجهد البشري في النظم التقليدية هو أكبر من الجهد المبذول في النظام الموحد ،كما أن كمية وحجم المعلومات والوثائق
المخزونة بالطرق التقليدية محدودة قياساً بالإمكانات الكبيرةوالمتنامية لذاكرة الحواسيب ووسائط الحفظ وغيره.
و قال بأن إن خيارات استرجاع المعلومات أوسع وأفضل وأسرع في النظام الموحد،كما وتساعد على سرعة اتخاذ القرارات على أساس سليم بتوفيرها المعلومات الحقيقية والكافية وفي الوقت المناسب ،بالاضافة الى تقديم المعلومات إلى المستويات الإدارية المختلفة ومساعدة الإدارات في عمليات التخطيط والرقابة والتنظيم .
وأضاف :”أدى الى تسهيل الاتصال الإداري بين كافة المستويات الإدارية ،كما و تساعد الوزارة في التخطيط الاستراتيجي ،و زيادة كفاءة أداء الموظفين بتطوير وتنمية الأساليب الإدارية وتحقيق أفضل استثمار للبيانات المتاحة وسرعة إنجاز المعاملات ودقتها .علاوة على تخفيض التكلفة وتحسين مستوى الخدمة ،والاستفادة من الأجهزة الالكترونية في تحليل وعرض وحفظ المعلومات .
دور النظام في تحسين العمل الادارى
و بين أ.حماددور نظام شؤون الموظفين المحوسبفي تحسين العمل الإداري من خلال خلق التواصل بين مرافق الوزارة جميعها بشكل إلكتروني من خلال المراسلات ،وتسهيل متابعة الموظف لبياناته وعرضها من خلال حسابه الشخصي ومراسلة شئون الموظفين لتصحيح البيانات الخاطئة أو تحديث ما يستجد على بيانات الموظف من خلال طلبات التصحيح .
و أردف :”الموظف يستطيع طلب اجازته ومتابعة حالتها من حيث الموافقة أو الرفض ومتابعة رصيد اجازاته وعرض خصوماته وأيام تأخيره من خلال صفحته أيضا دون الرجوع للإداريمما يقلل من عبء العمل داخل المرفق .
و أشار حماد الى أنالتوقيع أصبح إلكتروني في جميع مرافق الوزارة بحيث يستطيع الإداري والموظف وشئون الموظفين والشئون القانونية والرقابة الداخلية جميعهم يستطيعون متابعة دوام الموظف وتدقيقه .
كما وتم مع بداية منتصف 2013 تفعيل الإجازة الإلكترونية في غالبية مرافق الوزارة بحيث يستطيع الموظف تقديم طلب الإجازة من مكان عمله أو من البيت وفي حال وافق مسئوله المباشر على الإجازة يستطيع الموظف القيام بها بحيث تم إلغاء الإجازة الورقية .
و نوه الى أنالانتداب والنقل يتم أيضا بشكل إلكتروني من خلال النظام الموحد، وبقي الشكل الورقي فقط لحاجتنا لمخاطبة الديوان بشأن تغيير المواصلات للموظف المترتبة على نقله أو انتدابه ونأمل أن يصبح مستقبلاً بشكل إلكتروني بالكامل .
و أكد على أن هذا النظام قد أعطى احصائيات حقيقية عن أعداد العاملين داخل الوزارة بحيثيقدر عدد الموظفين على رأس عملهم داخل النظام بعدد (9035)موظف حتى تاريخ 19/ 02/ 2014 ويمكن الحصول على احصائية تفصيلية بهم مصنفين حسب المسمى الوظيفي لكل موظف.
و أوضح بأن الموظف الجديد بمجرد استلامه للعمل داخل المرفق يتم إدخاله على النظام وذلك لتمكينه من التوقيع الإلكتروني بشكل فوري ويصبح له مستخدم خاص باسمه يستطيع من خلاله متابعة دوامه وبياناته بشكل يومي .
كما و أصبحت سياسة العمل الإداري شبه موحدة داخل جميع مرافق الوزارة بحيث يتم التعامل مع جميع الموظفين حسب القانون وذلك من خلال نظام الصلاحيات داخل النظام الموحد والذي تتحكم بإدارته شئون الموظفين بحيث نحاول المحافظة على المساواة بين جميع مرافق الوزارة من حيث الصلاحيات الممنوحة لهم .
و نوه الى ترحيل أرصدة الإجازات ترحيلاً إلكترونياً بحيث لا يحتاج المرفق لإرسال كشوفات بأرصدة الموظفين المطلوب ترحيلها ونماذج ( ش 10 ) لهم ليتم مخاطبة الديوان بالترحيل لهم وإنما سيكون الترحيل بشكل إلكتروني للجميع وسيتم مخاطبة الديوان بكشف يحتوي على أسماء الموظفين المطلوبالترحيل لهم والأرصدة المطلوب ترحيلهللعام 2014 حسب ما صدر من النظام ،كما سمح النظام باقرار الحالة الاجتماعية وإقرار المعلومات الشخصية يتم الكترونياًمن خلال شاشة بيانات الموظف.
و أشار حماد الى أنه تم العمل على ملف الوصف الوظيفي منذ بدية عام 2013 وتم الان اعتماده بشكل نهائي بحيث أصبح لكل موظف وصف وظيفي حقيقي وصحيح ويدخل له بمجرد اضافته للنظام .
و أوضح بأنه كان يتم مسبقاً إرسال كشوفات بأسماء الموظفين وأرقامهم وإرسال صورهم على اسطوانات لشئون الموظفين لتدقيق بياناتهم ثم ارسالهم للشئون الإدارية لطباعة البطاقات لهم، أما الان فأصبح التخاطب إلكترونياً ويمكن طباعة البطاقة لأي موظف بدون الإجراءات المسبقة لأن بيانات الموظفين ومسمياتهم مدرجة داخل النظام وفي حال وجود أي خطا يتم التواصل هاتفياً أو بالمراسلات لتصحيحه ويتم من جهتنا كشؤون الموظفين مراجعة ملف الموظف وتصحيح الخطأ ان وجد .
و لفت الى أنه يتم ادخال العقوبات بشكل فوري على النظام لأي موظف بمجردوصولها من الديوان وذلك لضمان عدم وقوع أي خصومات باجازات الموظف نتيجة عدم ادخال العقوبة له .
و أشار الى حوسبة الإجازات الخارجية والدراسية والمرضية فوق 10 أيام واجازات الحج جميعهم يتم اعتمادها من طرف شؤون الموظفين بمجرد ما يصل رد الديوان على الاجازة أو رد القومسيون في حالة المرضية والاجازة التي يكون الرد بالرفض لها يتم اتخاذ الاجراء المناسب الكترونياً على النظام بحيث يتم حذفها وادخالها بالكيفية التي احتسبها بها القومسيون او الديوان .
بالاضافة الى الساعات الإضافية حيث تم تجهيز العمل بها بشكل إلكتروني ولكن لحتى الان تواجه بعض العقبات في اعتمادها بدلاً من نماذج الساعات الإضافية الورقية .
نتائج النظام المحوسب
هذا و قد ساهم النظام المحوسب الى السرعة في انجاز المعلومات الإدارية الخاصة بشؤون العاملين وتوفير الوقت والجهد في اتمام العمليات الإدارية وترشيد النفقات.
كذلك ساهم في إدارة العمليات الإدارية بكفاءة وفاعلية وتنفيذ عدد (38,925) عملية محوسبة خاصة بشؤون العاملين في العام 2013 بمعدل (3,243) عملية محوسبة شهرياً.
كما عمل على تحسين الأداء الوظيفي لدى العاملين في مرافق الوزارة المختلفة وتفعيل الضبط الإداري في كافة مرافق الوزارة ودعم اتخاذ القرارات، الى جانب استثمار المورد المعلوماتي في الوزارة.
و سعى النظام المحوسب الى تعزيز تبادل المعلومات والتحاور عبر الاتصال والشبكات داخل المرافق ،وحفظ وتخزين جميع المعلومات التي تتعامل بها الوزارة ومعالجتها مع توفير امكانية استرجاعهابالاضافة الى اصدار التقارير الدقيقة بأشكالها المتنوعة في الوقت المناسب.
كما ساهمت في تخفيض الأعباء الروتينية الملقاة على عاتق المدراء،و القضاء على الإزدواجية في العمل،بالاضافة الى تسهيل وظيفة الرقابة والمتابعة على أداء العاملين
في الوحدات الإدارية في جميع مرافق الوزارة.
هذا و قدمت م.ناريمان التتر من وحدة تكنولوجيا المعلومات عرض تفصيلىحول نظام شئون الموظفين و تطوره خلال عام 2013.